Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe osób, które kupują w Sklepie SWEPCORE, zakładają w nim Konto, piszą do nas przez formularz kontaktowy lub e-mail albo dzwonią, a także osób działających w imieniu Klientów będących firmami i osób wskazanych w Zamówieniu jako odbiorca Towaru. Opisuje też pliki cookies używane w Sklepie. Dane firm, które nie są osobami fizycznymi, nie są danymi osobowymi.

Pojęcia pisane wielką literą (Sprzedawca, Sklep, Klient, Konsument, Przedsiębiorca na prawach konsumenta, Przedsiębiorca, Towar, Umowa, Zamówienie, Konto) mają znaczenie nadane im w Regulaminie (link w stopce Sklepu). RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W skrócie

• Administratorem danych jest SWEPCORE PIOTR WOJTKIEWICZ, ul. Przedwiośnie 4F, 73-110 Grzędzice (pkt 1).
• Dane wykorzystujemy do realizacji Zamówień, prowadzenia Konta, rozliczeń podatkowych, obsługi reklamacji, gwarancji i odstąpień od Umowy oraz do odpowiedzi na wiadomości (pkt 3).
• Zakup jest możliwy bez zakładania Konta.
• Nie profilujemy, nie podejmujemy decyzji automatycznie i nie prowadzimy newslettera (pkt 8 i 10).
• Bez Twojej zgody zapisujemy tylko pliki cookies niezbędne do działania Sklepu (pkt 9).
• W sprawach danych osobowych pisz na biuro.swepcore@gmail.com (pkt 7).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Sprzedawca: Piotr Wojtkiewicz, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą SWEPCORE PIOTR WOJTKIEWICZ, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), dalej: Sprzedawca albo „my”.

• Adres: ul. Przedwiośnie 4F, 73-110 Grzędzice
• NIP: 9551938238, REGON: 320787831
• E-mail: biuro.swepcore@gmail.com
• Telefon: +48 733 770 476 (codziennie w godzinach 08:00-16:00)

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych kontaktuj się bezpośrednio z nami.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Dane otrzymujemy od Ciebie: gdy składasz Zamówienie, zakładasz Konto, wypełniasz formularz w Sklepie, piszesz do nas lub dzwonisz. Są to:

• imię i nazwisko, adres rozliczeniowy i adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu;
• przy zakupie na firmę: nazwa firmy i NIP;
• dane Zamówienia: kupione Towary, ceny, wybrany sposób dostawy i płatności, status Zamówienia i płatności;
• dane logowania do Konta, jeśli je założysz;
• treść korespondencji oraz dane podane w reklamacji, zgłoszeniu gwarancyjnym albo oświadczeniu o odstąpieniu od Umowy;
• informacje zapisywane w plikach cookies (pkt 9).

Jeśli Zamówienie złożyła za Ciebie inna osoba albo firma (np. Twój pracodawca albo ktoś, kto zamówił Towar z dostawą do Ciebie), Twoje dane - imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu i adres e-mail - otrzymaliśmy od niej.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

3.1 Zamówienie i Umowa (także zakup bez Konta)

• Cel: przyjęcie i realizacja Zamówienia, czyli zawarcie i wykonanie Umowy: kontakt w sprawie Zamówienia, przyjęcie płatności, przygotowanie i dostawa Towaru, wysłanie potwierdzeń e-mailem.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy. Jeśli składasz Zamówienie w imieniu innego Klienta (np. jako pracownik albo pełnomocnik firmy), Twoje dane kontaktowe przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - naszym uzasadnionym interesem jest kontakt w sprawie Zamówienia tego Klienta. Jeśli Klient wskazał Cię jako odbiorcę Towaru, Twoje dane przetwarzamy na tej samej podstawie - naszym uzasadnionym interesem jest dostarczenie Towaru pod wskazany adres.
• Jak długo: do wykonania Umowy, a potem do przedawnienia roszczeń (pkt 3.7). Dane z faktur i innych dokumentów podatkowych przechowujemy do końca okresu z pkt 3.3, jeśli kończy się on później.

3.2 Konto (opcjonalne)

• Cel: założenie i prowadzenie Konta w Sklepie (logowanie, zapisane adresy, podgląd Zamówień). Konto nie jest potrzebne do złożenia Zamówienia.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - umowa o prowadzenie Konta, zawierana przy jego zakładaniu na zasadach Regulaminu.
• Jak długo: do usunięcia Konta. W każdej chwili możesz poprosić o jego usunięcie, pisząc na biuro.swepcore@gmail.com albo listem na adres z pkt 1. Dane Zamówień złożonych z Konta przechowujemy dalej przez okresy z pkt 3.3 i 3.7, bo prawo do usunięcia danych nie obejmuje danych potrzebnych do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 17 ust. 3 lit. b RODO).

3.3 Księgowość i podatki

• Cel: wystawienie faktury albo innego dowodu zakupu, prowadzenie ewidencji podatkowych i rozliczenie podatków.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych, w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej.
• Jak długo: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług). Przykład: dokumenty dotyczące sprzedaży z października 2026 r. przechowujemy do 31 grudnia 2031 r.

3.4 Reklamacje i gwarancja

• Cel: przyjęcie i rozpatrzenie reklamacji z tytułu niezgodności Towaru z Umową, obsługa zgłoszeń z gwarancji SWEPCORE (w tym naprawa albo wymiana Towaru) i udzielenie odpowiedzi.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie Umowy i zobowiązań z gwarancji) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta, m.in. odpowiedź na reklamację Konsumenta w ciągu 14 dni - art. 7a).
• Jak długo: do zakończenia sprawy, a potem do upływu przedawnienia roszczeń (pkt 3.7).

Zasady składania reklamacji i korzystania z gwarancji opisuje strona Reklamacje i gwarancja (link w stopce Sklepu).

3.5 Odstąpienie od Umowy

• Cel: przyjęcie oświadczenia o odstąpieniu od Umowy (także złożonego przez formularz w Sklepie), potwierdzenie jego otrzymania, przyjęcie zwracanego Towaru i zwrot płatności.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta, m.in. art. 30 i art. 32).
• Jak długo: do rozliczenia odstąpienia, a potem do przedawnienia roszczeń (pkt 3.7). Dane z dokumentów podatkowych dotyczących zwrotu przechowujemy do końca okresu z pkt 3.3, jeśli kończy się on później.

Zasady odstąpienia opisuje strona Odstąpienie od umowy (link w stopce Sklepu).

3.6 Formularz kontaktowy i korespondencja

• Cel: odpowiedź na Twoją wiadomość wysłaną przez formularz kontaktowy, e-mailem albo przekazaną telefonicznie.
• Podstawa prawna: gdy pytasz o ofertę lub o Zamówienie - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem Umowy albo w trakcie jej wykonywania); w pozostałych sprawach - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a naszym uzasadnionym interesem jest odpowiedź na korespondencję. Wysłanie wiadomości nie wymaga zgody.
• Jak długo: do załatwienia sprawy. Jeśli wiadomość dotyczy Zamówienia albo reklamacji, przechowujemy ją tak długo jak dane tego Zamówienia (pkt 3.1).

3.7 Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

• Cel: ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń związanych z Umową, gwarancją albo korespondencją.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - naszym uzasadnionym interesem jest możliwość dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi.
• Jak długo: do upływu terminu przedawnienia: 6 lat - termin ogólny, dotyczy m.in. roszczeń Konsumentów wobec Sprzedawcy (art. 118 Kodeksu cywilnego); 3 lata - roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej; 2 lata - nasze roszczenia o zapłatę ceny (art. 554 Kodeksu cywilnego). Koniec każdego z tych terminów przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).

3.8 Pliki cookies

• Cel: zapewnienie działania Sklepu (koszyk, logowanie, składanie Zamówienia, zapamiętanie wyboru w banerze cookies), a za Twoją zgodą także funkcje komfortowe.
• Podstawa prawna: pliki niezbędne - art. 399 ust. 3 ustawy z 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej (bez zgody), a w zakresie danych osobowych art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi, z której korzystasz); pozostałe pliki - Twoja zgoda (art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Jak długo: czas przechowywania każdego pliku podaje tabela w pkt 9.2. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili (pkt 9.4).

4. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez niektórych z nich nie zawrzemy albo nie wykonamy Umowy:

• imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail i numer telefonu są potrzebne do zawarcia i wykonania Umowy - bez nich nie zrealizujemy Zamówienia;
• nazwa firmy i NIP są potrzebne do wystawienia faktury na firmę - wymagają tego przepisy o podatku od towarów i usług;
• adres e-mail albo numer telefonu jest potrzebny, żebyśmy mogli odpowiedzieć na Twoją wiadomość;
• założenie Konta i zgoda na opcjonalne pliki cookies nie są potrzebne do zakupów.

5. Komu przekazujemy dane

5.1 Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie

Przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):

• dostawca hostingu - creoline GmbH, Bergstraße 9a, 48341 Altenberge, Niemcy - utrzymuje serwery, na których działa Sklep i jego baza danych (serwery w Unii Europejskiej);
• dostawca usług poczty elektronicznej - obsługuje skrzynkę e-mail Sklepu i wysyłkę wiadomości ze Sklepu, np. potwierdzeń Zamówień;
• biuro rachunkowe prowadzące naszą księgowość;
• firma, która na nasze zlecenie wdraża i obsługuje Sklep od strony technicznej.

5.2 Odrębni administratorzy

Wykorzystują dane we własnym zakresie, na zasadach opisanych w swoich politykach prywatności:

• operator płatności online - Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Holandia. Przekazujemy mu dane potrzebne do przeprowadzenia płatności i jej ewentualnego zwrotu, gdy wybierzesz płatność online (metody opisuje strona Dostawa i płatność, link w stopce Sklepu). Operator płatności przetwarza te dane jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swoim oświadczeniu o ochronie prywatności. Przy zwykłym przelewie na nasz rachunek operator płatności nie uczestniczy;
• przewoźnik (firma kurierska albo przewoźnik przesyłek paletowych), który doręcza Towar. Przekazujemy mu imię i nazwisko albo nazwę firmy, adres dostawy, numer telefonu i adres e-mail;
• organy publiczne, np. organy podatkowe i sądy, gdy wymagają tego przepisy. Faktury dla firm wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Na Twoje żądanie podamy konkretnych odbiorców Twoich danych, w tym nazwę przewoźnika, który doręczał Twoje Zamówienie (art. 15 RODO).

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Sklep i jego baza danych działają na serwerach w Unii Europejskiej.

Dostawca usług poczty elektronicznej może przetwarzać dane, w tym treść wiadomości e-mail, także w Stanach Zjednoczonych Ameryki. Takie przekazanie opiera się na dwóch podstawach. Pierwsza to decyzja Komisji Europejskiej, że firmy z USA certyfikowane w programie EU-US Data Privacy Framework odpowiednio chronią dane (art. 45 RODO). Druga to standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 RODO). Kopię standardowych klauzul umownych możesz otrzymać, pisząc na biuro.swepcore@gmail.com.

Poza tym przypadkiem nie przekazujemy Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

7. Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO) - nie dotyczy danych, które musimy przechowywać z mocy prawa, np. faktur;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) - dotyczy danych przetwarzanych na podstawie umowy albo zgody w sposób zautomatyzowany;
• cofnięcia zgody w każdej chwili, tak samo łatwo, jak jej udzielenie - np. przez link „Ustawienia cookies” w stopce Sklepu. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Prawo sprzeciwu. Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z powodu swojej szczególnej sytuacji (art. 21 RODO). Wtedy przestaniemy, chyba że wykażemy ważny, prawnie uzasadniony powód, który przeważa nad Twoimi interesami, prawami i wolnościami, albo dane są nam potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Żądanie wyślij na biuro.swepcore@gmail.com albo listem na adres: SWEPCORE PIOTR WOJTKIEWICZ, ul. Przedwiośnie 4F, 73-110 Grzędzice. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W wyjątkowych sprawach możemy przedłużyć ten termin o kolejne 2 miesiące - poinformujemy Cię o tym i o przyczynie w ciągu pierwszego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa (uodo.gov.pl).

8. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Nie profilujemy i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych (art. 22 RODO).

9. Pliki cookies

9.1 Czym są pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które strona zapisuje w przeglądarce na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie) i odczytuje przy kolejnych wejściach. Zasady ich używania określa art. 399 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej. Pliki cookies w Sklepie dzielą się na grupy opisane niżej.

9.2 Jakie pliki cookies zapisuje Sklep

Wszystkie pliki z tabeli zapisuje sam Sklep. Pliki niezbędne zapisujemy bez Twojej zgody, bo bez nich Sklep nie działa. Pliki funkcji komfortowych zapisujemy tylko wtedy, gdy się na nie zgodzisz.

Jeśli w Sklepie pojawi się film z serwisu YouTube albo Vimeo, wczytamy go dopiero po Twojej zgodzie. Wcześniej dopiszemy do tej polityki dostawcę filmu, jego pliki cookies i przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

9.3 Pliki statystyczne i marketingowe

Obecnie nie używamy plików cookies statystycznych ani marketingowych (np. narzędzi analitycznych czy pikseli reklamowych). Jeśli je dodamy, będą działać wyłącznie po Twojej zgodzie, a wcześniej uzupełnimy tę politykę.

9.4 Jak wyrazić, zmienić lub cofnąć zgodę

Przy pierwszej wizycie Sklep wyświetla baner cookies. Możesz w nim odrzucić pliki opcjonalne i zostać przy niezbędnych albo wybrać w ustawieniach grupy, na które się zgadzasz. Odrzucenie jest tak samo łatwe jak akceptacja. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić albo cofnąć zgodę przez link „Ustawienia cookies” w stopce Sklepu.

9.5 Ustawienia przeglądarki

Pliki cookies możesz też zablokować albo usunąć w ustawieniach swojej przeglądarki (zwykle w części dotyczącej prywatności lub bezpieczeństwa). Zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z koszyka i złożenie Zamówienia.

10. Newsletter i informacje handlowe

Sklep nie prowadzi newslettera i nie wysyła informacji handlowych bez Twojej odrębnej, wcześniejszej zgody. Wiadomości związane z Zamówieniem (np. potwierdzenie Zamówienia, dokument zakupu, informacja o wysyłce) nie są informacją handlową i wysyłamy je bez takiej zgody.

11. Zmiany polityki

Politykę zmieniamy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, np. gdy zmieniamy dostawcę usług albo dodajemy nowe narzędzie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Stan na dzień 1 października 2026 r..